„Microsoft Excel“ laiko taupymo gudrybės greitam darbui

„Excel“ skaičiuoklė yra daugelio pramonės šakų naudojama premjerinė programa verslo planams sudaryti, finansinėms ataskaitoms kurti, biudžeto ataskaitoms parengti ir kt. Paprastais žodžiais tariant, „Excel“ skaičiuoklės naudojamos jūsų darbo sisteminimui. Nors „Excel“ yra galingas skaičiuoklės įrankis, bet kada galima pradėti dirbti, „Excel“ įsisavinimas gali būti daug laiko reikalaujantis ir turbūt reikės šiek tiek kantrybės dirbant su „Excel“ skaičiuoklėmis.

Norint valdyti ir apskaičiuoti duomenis „Excel“ naudojant pažangias formules, reikalingi jūsų finansinės analizės įgūdžiai ir tai yra daug kritiškiau nei mes įsivaizduojame. Kai kuriuose darbuose atliekami monotoniški žingsniai, dėl kurių reikės pakartoti nereikalingas užduotis, kurios sugaiš jūsų laiką.

Mes jau apžvelgėme „Excel“ gudrybes, kad sutaupytume laiko. Šiandien pasidalinsime dar keletu tokių gudrybių.

„Microsoft Excel“ laiko taupymo gudrybės

Svarbu perkelti savo „Excel“ įgūdžius į kitą lygį, kad įsitikintumėte, jog skaičiuoklių naudojimo metodai yra kuo efektyvesni. „Excel“ turi daug integruotų funkcijų, leidžiančių greičiau atlikti savo darbą. Galite išmokti keletą dažniausiai naudojamų „Excel“ veiksmų patarimų ir gudrybių, kad padidintumėte savo efektyvumą dirbdami su „Excel“ ir sutaupytumėte brangų laiką. Šiame straipsnyje mes apibūdiname keletą patarimų, kuriuos galite įtraukti į kasdienę darbo eigą, kuri gali jus išvaduoti iš pasikartojančių užduočių atlikimo ir sutaupyti jūsų laiko naudojant „Excel“.

1. Naudokite automatinį pildymą

Automatinis užpildymas yra labai naudinga funkcija, kuri automatiškai užpildys langelių seriją pagal ankstesnių langelių modelį. Tarkime, kad norite įvesti stulpelį su mėnesio pavadinimais, tiesiog įveskite Jan. Pasirinkite langelį ir vilkite jį žemyn. Automatinis pildymas stebuklingai užpildo mėnesių pavadinimus pagal ankstesnį modelį.

2. Naudokite „Flash Fill“

„Flash Fill“ automatiškai sujungia ir išskiria duomenis, remdamasis duomenų šablonu, įvestu pirmame stulpelyje. Pvz., Jei pirmajame stulpelyje yra abc / 123 / xyz ir norite išgauti 123 vertę į antrąjį stulpelį. Tiesiog įveskite duomenis į pirmąjį langelį. Antrame langelyje „Excel“ sužinos modelį ir parodys, kaip norite, kad jie atrodytų, paprasčiausiai naudodami „Flash Fill“ duomenų įrankių grupėje.

Tokiu pačiu būdu galite „flash“ užpildyti, kad sujungtumėte duomenis ... Pavyzdžiui, jei pirmame stulpelyje turite el. Pašto adresus, galite naudoti „Flash fill“, kad sukurtumėte pirmąjį stulpelį, antrame stulpelyje įvesdami teisingą el. Pašto šabloną ir vardą. Paprastais žodžiais tariant, jei norite išgauti ar sujungti duomenis, tiesiog spustelėkite „Flash Fill“ duomenų įrankių sesijoje, įvesdami šabloną, kaip norite juos rodyti.

3. Norėdami automatizuoti pasikartojančią užduotį, naudokite klavišą F4

F4 klavišas yra populiariausias naudojamas spartusis klavišas, kuris sutaupys jūsų laiką atliekant pasikartojantį darbą. Jei kartojate tuos pačius veiksmus vėl ir vėl, pasikartojančias užduotis galite automatizuoti naudodami klavišą F4. F4 paprasčiausiai pakartoja jūsų paskutinį veiksmą ar komandą. Be to, galite naudoti klavišą F4 Norėdami uždaryti darbaknygę ir „Excel“ langą. Paspauskite „Ctrl“ + F4, kad uždarytumėte darbaknygę, ir naudokite „Alt“ + F4, kad uždarytumėte „Excel“.

4. Naudokite „Ctrl“ spartųjį klavišą

Yra daug sparčiųjų klavišų, kurie suteikia efektyviausius ir greitesnius būdus atlikti pasikartojančią užduotį.

• „Ctrl“ + „Shift“ + rodyklė žemyn - pažymi visus duomenis stulpelyje po langeliu.
• „Ctrl“ + „Shift“ + rodyklė aukštyn- pažymi visus duomenis stulpelyje virš langelio.
• „Ctrl“ + „Shift“ + rodyklė dešinėn- pažymi visus duomenis dešinėje eilutėje
• „Ctrl“ + „Shift“ + rodyklė kairėn- pažymi visus duomenis kairėje eilutėje
• „Ctrl“ + „Shift“ + pabaiga - peršoka žymeklį į žemiausią dešiniąją langelį, kuriame yra duomenys darbalapyje, ir pasirenka bet kurį langelį su duomenimis tarp pirmojo langelio, kurį norite pasirinkti, ir žemiausio dešiniojo langelio, kuriame yra duomenys.

Norėdami sužinoti daugiau apie CTRL sparčiuosius klavišus, patikrinkite sąrašą biure.com.

5. Pridėkite pastabą, kad paaiškintumėte formules ir funkcijas naudodami N () funkciją

Galite anotuoti langelį su paaiškinimais, kurie padės prisiminti ir paaiškinti sudėtingas funkcijas ir formules kitiems skaičiuoklės vartotojams. Norėdami įtraukti komentarus į sudėtingas formules, paprasčiausiai formulės pabaigoje pridėkite + N („jūsų komentarai“). Pvz., Langelyje, kurio formulė = suma (B1: B2: B3) + N („jūsų pastaba apie formulę“), rodomi komentarai ir formulė, kai spustelėsite tą langelį.

6. Norėdami greitai atlikti skaičiavimus, naudokite specialias pastas

Skaičiuoklėje galite greitai atlikti skaičiavimą, pvz., Sudėti, atimti, dauginti ar padalyti, naudodami specialųjį įklijavimą, o ne formules. Šia funkcija lengva naudotis ir ji yra labai naudinga atliekant nedidelius skaičiavimus, kad jūsų darbas būtų atliktas greičiau. Pvz., Jei turite stulpelį su skaičių sąrašu, kurį norite padalyti iš 100. Į langelį įrašykite 100 ir nukopijuokite. Pasirinkite numerio, kurį norite padalyti iš 100, sąrašą ir spustelėkite Įklijuoti specialų. Šiame dialogo lange pasirinkite parinktį Skaldyti. Šis metodas visus pasirinktus skaičius iškart padalins iš 100.

Kuriuos triukus naudojate dažniausiai, kad sutaupytumėte laiko dirbdami „Excel“? Pasidalykite toliau pateiktais komentarais.

Dabar perskaityk: Išplėstiniai „Microsoft Excel“ patarimai ir gudrybės.